Préparer votre organisation à la publication de données

Voici quelques étapes dignes d’attention :

1. Préparation des arguments en faveur de la publication de données conformes à la norme de l’IITA
2. Évaluation des risques potentiels liés à l’accroissement de la transparence
3. Obtention du soutien des responsables de votre organisation
4. Création d’une équipe en charge du projet et sélection d’un responsable de l’IITA
5. Mise en place d’un processus opérationnel permanent permettant la publication de données conformément à la norme de l’IITA
6. Préparation d’un plan de communication post-publication

1. Préparation des arguments en faveur de la publication de données conformes à la norme de l’IITA

Vous allez sans doute devoir convaincre les responsables de votre organisation, entre autres, que la publication d’informations conformes à la norme de l’IITA au sujet de vos activités est une bonne idée. Elle peut en effet avoir de nombreux avantages, notamment :

• l’amélioration de la réputation de votre organisation – en s’engageant à respecter la norme de l’IITA et en partageant plus d’informations concernant ses activités, ses transactions financières, ses ressources et ses résultats, votre organisation peut renforcer sa responsabilité et gagner la confiance d’autres acteurs, qu’il s’agisse de donateurs, de bénéficiaires, de contribuables ou du grand public ;
• le renforcement de la communication au sujet de vos activités – l’IITA vous offre le moyen et l’occasion d’informer le monde entier de vos ambitions et de vos réussites ;
• l’amélioration de vos processus et systèmes internes – le respect de la norme de l’IITA peut améliorer les données que vous communiquez à des parties prenantes extérieures ;
• la simplification de la collaboration interorganismes – la publication de données de meilleure qualité au sujet des projets, conformément aux pratiques des organismes ayant des activités semblables, peut faire progresser la coordination et la collaboration entre organismes, réduire les doubles emplois et améliorer l’utilisation des ressources ;
• la réduction des risques de corruption – la publication de données financières rend beaucoup plus difficile la dissimulation de paiements ou de dépenses inappropriés ;
• la lutte contre les pressions politiques – la transparence et l’ouverture sont essentielles aux discussions politiques au sein d’un gouvernement, et l’IITA est un instrument permettant de tenir ses engagements en matière d’accessibilité et de responsabilité.

Pour plus d’informations au sujet de l’IITA et de ses avantages, veuillez consulter : Pourquoi utiliser la norme de l’IITA ?

2. Évaluation des risques potentiels liés à l’accroissement de la transparence

Vous devriez évaluer et atténuer les risques posés par la transition vers une culture de la transparence. Si elle adhère à l’IITA, votre organisation :

• pourrait s’apercevoir que son travail et sa gestion financière font l’objet d’un examen plus attentif ;
• doit évaluer comme il se doit les conséquences que pourrait avoir sur la sécurité la publication de données relatives à des activités qui pourraient s’avérer sensibles en raison du secteur duquel elles relèvent, de leur nature ou de leur lieu de mise en œuvre ;
• devrait accepter l’éventualité de coûts liés à la mise en place d’un processus opérationnel permanent permettant la publication de données conformément à la norme de l’IITA ou à l’ajout de cette responsabilité à une fonction existante.

3. Obtention du soutien des responsables de votre organisation

Vous devez obtenir l’accord de l’équipe de direction ou des décideurs de votre organisation dès le début du processus, car la publication supposera probablement de mobiliser des ressources dans toute votre organisation. Les responsables doivent approuver les risques et les bénéfices de l’accroissement de la transparence de vos opérations.

La publication de données conformément à la norme de l’IITA ne se résume pas à un simple partage d’informations : c’est l’occasion de renforcer l’ouverture d’une organisation tout entière. Les organismes ayant déjà publié des données conformément à la norme de l’IITA ont appris que l’intégration de l’IITA et d’autres mesures en faveur de la transparence à leurs pratiques peut accroître l’efficacité et l’effet de leurs activités.

4. Création d’une équipe en charge du projet et sélection d’un responsable de l’IITA

Pour mettre en œuvre durablement un processus de publication de données conforme à la norme de l’IITA, de nombreuses organisations créent un groupe de travail ou une équipe de projet afin de rassembler les différents départements concernés et d’intégrer des idées et des plans pratiques en la matière. En règle générale, il est préférable de former un tel groupe au début du processus. L’un des membres du groupe devrait être nommé « responsable de l’IITA ». C’est lui qui prendra les rênes de la publication de données conforme à la norme de l’IITA.

Les domaines concernés par ce processus peuvent notamment inclure :

• les finances ;
• les programmes ;
• l’informatique ;
• le droit ;
• les ressources humaines ;
• les communications et le marketing.

L’équipe de projet devrait également créer et tenir à jour un calendrier régissant à la fois la publication initiale de données et la publication régulière d’informations par la suite.

5. Mise en place d’un processus opérationnel permanent permettant la publication de données conformément à la norme de l’IITA

La publication de données conformément à la norme de l’IITA n’est pas une activité ponctuelle ; elle doit être répétée régulièrement. Cela signifie qu’il peut être nécessaire de créer de nouvelles fonctions, de nouvelles responsabilités ou de nouveaux processus opérationnels, et de mettre à jour les descriptions de postes existantes.

6. Préparation d’un plan de communication post-publication

Lorsque vous aurez publié des données, à qui voudrez-vous le dire ? Certaines organisations créent sur leur site Internet une page consacrée à l’IITA et à leur engagement en faveur de la transparence. D’autres donnent des informations détaillées sur leurs publications par le biais des réseaux sociaux, de lettres d’information électroniques, des médias traditionnels, etc. Vous devez décider comment informer vos parties prenantes de la publication de vos données.

Parmi les organismes ayant créé des pages spécifiques consacrées à l’IITA sur leur site Internet se trouvent notamment :

• Oxfam ;
• la Banque africaine de développement ;
• CDC Group.

Sensibilisez votre organisation et communiquez avec la communauté des signataires de l’IITA et des utilisateurs de données sur les forums en ligne Discuss et Twitter en utilisant le hashtag #IATI.

L’instauration d’une politique d’ouverture des informations applicable dans l’ensemble de votre organisation pourrait vous aider. En effet, cette démarche permet d’identifier toutes les sources d’informations pouvant être rendues publiques et les données susceptibles d’être publiées conformément à la norme de l’IITA.

Vous trouverez plus d’informations au sujet de la création d’une politique d’ouverture des informations sur :

• IITA : les informations et les données à ne pas publier (exclusions) ;
• Conseils de Bond : orientations destinées aux ONG pour l’élaboration d’une politique d’ouverture des informations.

Si vous souhaitez un exemple de politique d’ouverture des informations d’une organisation non gouvernementale, veuillez consulter :

• Oxfam GB (en anglais).

Si vous avez des questions concernant la manière de préparer votre organisation à la publication de données, veuillez contacter le Secrétariat de l’IITA.